Árbol de problemas, metodología para no improvisar

Es normal que el día a día de vuestra organización, (saturación de agendas, urgencias, tareas pendientes, "marrones" etc…) genere problemas de distinta índole, que vais solucionando a medida que se producen. Preguntaros, si esto es improvisación.

Intentamos solucionarlo, pero lo más importante es identificar que ha sucedido, para que no vuelva a pasar y para eso, tenemos la metodología de resolución de problemas.

Es importante que esta metodología, la “socialiceis a todos” y que contenga la sistemática  "que hacer" desde el mismo momnto se plantea el problema.
Es una metodología que está muy unida a la de “gestión eficaz del tiempo” que os explicaremos más adelante y que seguro quedará “como método de trabajo” en vuestra organización.

Si quereis escribirnos y os mandaremos una sencilla aplicación excel que contine la metodología que os describo a continuadión

PROCESO A SEGUIR

  • En el cuadro de la derecha identificas el problema
  • Por cada uno de los problemas que tengáis identificados:

Como veis hay 6 cuadritos que identifican 6 posibles causas
Analizamos uno de esos cuadros, o sea una de las posibles causas.

  • La causa la ponemos en la parte azul
  • Justo de bajo, identificamos lo efectos que produce (hasta 6 posibles)
  • Luego aparece un cuadro verde con lineas de actuación
    • Debajo de esta línea verde empiezas a poner soluciones por cada uno de los efectos que has puesto arriba. O también puedes poner una solución global para todos los efectos juntos.
  • Con esta información, que la publicaremos a toda la clínica, más todas las mejoras que provengan del proceso que se sigue actualmente en la clínica, que la publicaremos a toda las personas de la clínica, por los canales que os hemos enseñado a utilizar.

Ejemplo

Os mando un pre-problema, relacionado con la “Saturación de agendas” en una organización, para luego ajustar bien cuando estemos en el Nivel de Procesos.
De esta forma veréis, como lo ha planteado un “equipo de trabajo”, creado para solucionar un problema concreto

Como veis también tienen un control de colores, ya que luego en la hoja de planificación se vuelca al Plan de gestión de tal forma que se comunica a toda la clínica, creando ya un sistema de funcionamiento y control.

Con todos los problemas identificados, hacemos un Plan de Mejora, que ponemos en práctica desde ya en la organización y conseguimos que “todas vuestras personas” vean que desde el primer momento, todo lo que están haciendo en cuanto al sistema de gestión, “sirve para algo”, que “resuelve problemas del día a día”, que todos participan en su resolución…

Esperamos que os haya sido de utilidad y en la próxima entrega os enseñaremos a convertir el “árbol de problemas” en un Plan de mejora

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