El problema no es el “QUE”, si no el “COMO”…

En una reunión de trabajo que hicimos con responsables del sistema de gestión sobre cuáles son los principales problemas que tienen identificados para que “prospere”, el más importante es que conocen el QUE, pero que no tienen muy claro él  COMO, CUANDO, DONDE y algunas veces hasta QUIEN.

Es decir disponer de una “hoja de ruta”, ¿Cual es la vuestra? ¿La  queréis compartir?

Si hablamos del marco de trabajo propuesto por el Modelo EFQM, sobre el QUE tienes mucha información “oficial” y puedes encontrar otra mucha a nada que navegas por internet. Por cierto que hicimos pruebas de ésto con búsquedas avanzadas. Importante “saber buscar”  de una manera rápida,  productiva y no morir en el intento, esa información que todos colgamos en la red.

En cuanto empezamos a profundizar en el resto de adverbios, empezaron a surgir las dudas….

COMO implica una metodología capaz de reproducir y que sea sistemática. Una auténtica hoja de ruta que tienen que ser conocida de antemano si queremos que la “mayoría” de las personas se monten “en ese autobús”. Esa hoja de ruta tiene que ser muy clara y comprensible, a ser posible dividida en niveles y especificando en cada uno de ellos los objetivos asignados, la forma de validarlos, todas las tareas en las que dividimos cada nivel y los “entregables” que confirmarán el trabajo realizado.

CUANDO ni muy rápido, que haga que los avances no sean asumidos por la mayoría, que se “pierden” por el camino y al no entenderlo lo abandonan. Ni muy lento que haga que en un principio se avance muy rápido por la “novedad” pero que las cosas se van eternizando y que parece que no se alcanza nunca los objetivos previstos y que hace que la “curva de motivación”  cuando empiece a descender hace que cunda el desánimo y que parece que nada tiene remedio.

Con él Como lo hemos dividido en Niveles y tareas pues ahí tenemos los ítems para asignar él CUANDO

DONDE, papeles…papeles… , excel, bases, presentaciones, plantillas… todo el mundo, con muy buena intención, pone su granito de arena… pero todo está diseminado, sin ninguna relación, con distintos formatos etc…. Ahora hay numerosas herramientas en el mercado muchas gratuitas pero muy “dignas”  que están impregnadas de la filosofía de la gestión de proyectos, que es en realidad el enfoque que hay que darle a nuestro sistema de gestión. También existen numerosas aplicaciones en local desarrolladas en Office y que nos permiten “ajustarlas” a nuestras peculiaridades, ya que es un entorno que mucha gente domina.

QUIEN, si ya sé que os dicho que cada una de los anteriores son lo más importante, pero creo que éste realmente es el más importante. Nada se hace si no hay un responsable, de eso seguro que tenéis multitud de ejemplo en vuestras organizaciones.

Bajo esta perspectiva, a todo el mundo le asisten tres derechos (para empezar) si queremos que se impliquen:

  • A tener Pensamiento borroso, claro que yo lo entienda y lo vea claro, no significa que los demás lo hagan… no veamos razones ocultas en ello… simplemente no lo entienden
  • A ser “Forrest Gump”, sin comentarios
  • A no obligar a nadie a hacer nada que no quiera hacer. Elegir la mejor persona que tengamos para hacer una tarea concreta es tener visión y ser un buen líder

Si todo esto lo aderezamos con un buen “chorro” del mejor aceite-comunicación y de un buen sistema de testeo, determinado de antemano, tenemos todos los “ingredientes” para que nuestro “sistema de gestión” fructifique

Como lo que hay que hacer es predicar con el ejemplo aquí tenéis la de www.guiadelacalidad.com y si la necesitáis con mayor detalle, no tenéis más que pedirla.

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